Sähköiset asiakirjat häviävät, jos niitä ei säilytetä!
Yrityksissä mennään kohti sähköistä arkistointia eli säilytystä. Tiedonhallinnan elinkaareen sisältyvä arkistotoimi tarkoittaa sähköisiä ratkaisuja.
Mikä on organisaatiosi nykytila tiedonhallinnasta ja arkistoinnista? Toiminnan painopisteet?
- sähköisen asianhallinnan ja arkistoinnin kehittäminen
- arkistotietokannan monipuolistaminen, ml. digitointi
- arkistokoulutus, ohjaus ja neuvonta virastoille ja laitoksille
- arkistonsiirrot ja arkistotilat
- henkilöstön osaamisen kehittäminen
Arkistotieto pitää saada nopeasti ja helposti. Löytyykö tärkeä tietosi arkistoistasi helposti?
Kyse on myös tiedolla johtamisesta ja sähköinen arkistointi on tätä päivää. Se pitää suorittaa tietoturvallisesti ja tehokkaasti. Arkistotoimen vaatimustaso on noussut ja näkyy eri toimialoilla ja toimenkuvissa. Meiltä edellytetään laaja-alaista tiedonhallinnan osaamista ja perusteita arkistoinnista.
Sähköisten palvelujen ja sähköisen arkistoinnin kehittäminen lähtee kaikista prosesseista ja taustajärjestelmistä päätyen sähköiseen arkistointiin.
Uudistunut lainsäädäntö tuo paineita prosesseihin esim. asiakirjallisen tiedon eheyden ja todistusvoiman toteuttamiseksi tämän päivän tasolle.
Kenelle
- Yrityksen hallinnon ja toimiston esimiehet, arkistoinnista vastaavat tai osavastaavat.
- Julkisen sektorin (kunnat/kuntayhtymät, valtion virastot, julkiset liikelaitokset, julkisoikeudelliset yhteisöt) johto, esimiehet ja asiantuntijat, asiakirjahallinnon ja arkistotoimen sekä rekisterien ja tietovarantojen parissa toimivat.
- Yritykset ja kolmas sektori. Kolmannen sektorin johto ja esimiehet, arkistoinnista vastaavat tai osavastaavat.
Hyödyt
Sähköinen säilytys helpottaa mm. tiedon saantia ja käytettävyyttä. Sähköisten palvelujen kehittäminen edellyttää mm. asiakirjahallinnon ja tiedonhallinnan kannalta suunnittelua ja kuvaamista. Tarvitaan koko asiakirjatiedon elinkaaren suunnittelua ja hallintaa sähköiseen suuntaan.
Tässä kahden iltapäivän etävalmennuksessa tiedetään, kuka tiedon on tuottanut ja mihin tarkoitukseen sekä kauanko asiakirjoja on säilytettävä!
Kouluttaja 
Jarkko Koivuniemi on kouluttanut vuodesta 1990 lähtien tieto- ja teknologia-aiheita unohtamatta toiminnan kehittämistä. Laaja-alainen kokemus eri sektoreilla, toimialoilla ja osaamistasoilla.
Yrityssektori, julkinen sektori, kolmas sektori. Paljon julkisoikeudellisia toimijoita, eri kokoiset yritykset ja järjestöt.
Jarkko Koivuniemi on kokenut asiantuntija ja suosittu kouluttaja.
Palautetta aiemmista koulutuksista:
-“Selvästi paljon osaamista. Esitystapaa helppo seurata, termistö kansan kieltä.”
-“Kiitos! Selkeä ja monipuolinen esitys, hyvin otit mukaan myös meidät kouluttautujat ja kysymyksemme.”
-“Vähän etukäteen pelkäsin, onko koulutus monotoninen ja sen vuoksi puuduttava. Näin ei kuitenkaan onneksi ollut, vaan kouluttaja piti väen hyvin hereillä elävällä kerronnallaan.”
-“Kouluttajalla hyviä esimerkkejä. On aina kiva kuunnella ihmistä joka osaa asiansa.”
Etätyöskentelystä
Koulutus on interaktiivinen ja voimme keskustella ja tehdä käytännön harjoituksia, kuten lähivalmennuksissakin.
Koulutus toteutetaan Zoomilla.
Ohjelma
Päivä 1
12.45 Yhteyksien tarkistus
13.00 Koulutus alkaa
Paperiarkistoinnista sähköisiin käytäntöihin
- Perusteet ja lainsäädäntö
- Arkistotoimi ja asiakirjahallinto yhdessä
- Arkistotoimen kehittäminen, säilytysaika ja pituudet
- Luokittelu, salattu aineisto, julkisuuslainsäädäntö,
- Asiakirjojen tiedon muodostuminen, käsittely ja hallinta
Tauko
Sähköinen asiointi ja kehittämisalue
- Keskitetty asiakirjojen tietojen hallinta
- Mikä eAMS ja rooli organisaation tietojärjestelmänä
- Sähke2 merkitys
- Sähköinen arkistointi käytännössä
Tehtävien käsittelyvaiheet, asiakirjatyypit
- Oletusmetatietoarvot (esimerkiksi säilytysaika)
- Metatietojen hallinta
- Asiakirjojen tiedonhallinta ja operatiiviset tietojärjestelmät
- Arkistoinnin säilytysjärjestelmät
- Pitkäaikainen tai pysyvä säilyttäminen
- Asiakirjatiedon elinkaaren alun hallinta ja sähköinen arkistointi
16.00 Koulutuspäivä päättyy
—
Päivä 2
12.45 Yhteyksien tarkistus
13.00 Koulutus alkaa
Kriteerit ja vaatimukset
Tiedonohjaussuunnitelma – suunnittelu- ja laadintaprosessi
- Käsittelyprosessin kuvauksen metatiedot
- Toimenpiteen ja asiakirjatiedon metatiedot
- Sähköisen arkistoinnin tiedonohjaus ja turvallisuus
Tauko
Vaatimukset ja toteutuminen
- Lainsäädännön vaikutukset
- Tietoturvallinen tiedonhallinta
- Käyttöoikeudet ja käytönvalvonta
Yritykset vs julkisoikeudelliset toimijat
- Tiedonhallintalaki julkisilla
- AMS vs TOS
- ohjeistus ja valvonta
- vastuu
16.00 Koulutuspäivä päättyy
Ennakkotehtävä ja sähköinen bonusmateriaali
Saat lisätietoa Osallistumisohjeessa, joka lähetetään sinulle sähköpostitse ennen koulutusta!
Koulutuspaikka: Etävalmennus Zoomilla (voit osallistua mistä tahansa internet-yhteyden päästä omalla tietokoneellasi)
Ajankohta: 29.-30.11.2021 klo 13.00 – 16.00
Osallistumismaksu: 597 euroa (+ alv 24%). Sisältää sähköisen materiaalin. Tallenne on osallistujien katsottavissa kahden viikon ajan toteutuksen jälkeen.
Ryhmäetuhinnat: samasta organisaatiosta kaksi osallistujaa: 567 euroa / hlö (+ alv 24%), kolme tai useampi osallistujaa: 497 euroa / hlö (+ alv 24%).
Myös tiimi- sekä yritys- ja organisaatiokohtaisena, pyydä tarjous!
Peruutusehdot:
Peruutus on ilmoitettava viimeistään 8 päivää ennen koulutustilaisuuden alkua. Myöhemmin tehtävistä peruutuksista veloitetaan 50% koulutustilaisuuden hinnasta. Mikäli osallistumista ei peruuteta lainkaan, veloitetaan koko koulutustilaisuuden hinta. Esteen sattuessa koulutuspaikan voi luovuttaa toiselle samassa organisaatiossa työskentelevälle henkilölle.